La Bóveda Jesús F. Contreras es un espacio dedicado al resguardo de patrimonio cultural, el cual se pone a disposición de académicos y público interesado con el fin de fomentar la investigación, difusión y valoración de los bienes culturales que forman parte de nuestra conciencia histórica.
Los archivos que se pretendan anexar a los acervos de la Bóveda, deberán ser examinados bajo criterios históricos, artísticos y de trascendencia cultural. Si se dictamina que éstos tienen relevancia histórica y, por lo tanto, potencial para ser objeto de investigación en el área de arte y cultura de la región, serán admitidos para el resguardo en este recinto. Esta primera revisión de los archivos, se llevará a cabo en las instalaciones de la Bóveda, en un periodo acordado con el propietario del material.
Los archivos en conservación deberán cumplir con los criterios mencionados en el apartado anterior. Éstos deberán ser donados por lo menos en un 70% por el propietario, quedando el resto en calidad de comodato por un periodo no menor a 10 años. Al término de este tiempo, se negociará el regreso del material al propietario o la renovación del comodato. El propietario deberá definir cuáles documentos serán en donación y cuáles en comodato, viendo la pertinencia y el beneficio de conservar físicamente su patrimonio. El material adquirido será resguardado, clasificado, catalogado y digitalizado por la Bóveda, la cual también se encargará de hacer la difusión de la existencia del material, propiciando futuras investigaciones que derivarán en nuevos bienes culturales. Todos los procedimientos de incorporación a este espacio serán estipulados formal y legalmente en un contrato de común acuerdo entre las partes involucradas, documento que será generado por el departamento Jurídico de la Universidad Autónoma de Aguascalientes.
La donación implica que el material pasa a formar parte del patrimonio de la Universidad Autónoma de Aguascalientes, quedando resguardado en la Bóveda Jesús F. Contreras. Los donantes podrán tener acceso a los acervos cuando lo requieran (dentro de los horarios de atención), teniendo en cuenta que una vez ingresado el material a la Bóveda en calidad de donación, ya no saldrá de ésta.
La Bóveda se compromete a clasificar el archivo en series (fotográfica, documental, auditiva, objetos), formando expedientes, los cuales estarán compuestos de uno o varios documentos, presentándolos en un folder con su respectiva guarda y referencia de ubicación (clasificación). Esta referencia está compuesta por las siglas del personaje en cuestión y un número de identificación. Ejemplo: Archivo Jesús F. Contreras= AJFC_001. Por último, colocará el material en cajas de archivo y le asignará una estantería dentro de la cámara de conservación.
Se creará un catálogo de consulta claro y estructurado que permita conocer la conformación del archivo. Este catálogo contará con la descripción física y de contenido de cada expediente, los cuales tendrán la siguiente información: referencia, tipo de documento, título del expediente, autor, resumen, fecha, medidas, notas y descripción física. También, el catálogo incluirá una biografía del personaje y un índice que facilitarán el proceso de investigación.
Digitalizar todo el material para evitar, en lo posible, la manipulación física de los documentos y con esto propiciar su conservación. El material digitalizado en formato TIFF será respaldado en disco duro para su consulta, y se entregará copia al donante.
